Moduler
Uppdragshantering
Hantering av uppdrag är en av hörnstenarna i en effektiv verksamhet. Men utan ett tydligt system blir det snabbt svårt att hålla allt under kontroll.
Utan centraliserad resursplanering av arbetsuppgifter, uppdaterad uppföljning och effektiv rapportering uppstår fel, förseningar och onödig belastning, både för anställda och arbetsledning. Kihos modul för uppdragshantering samlar allt i ett och samma system och gör det möjligt att planera, tilldela, utföra och följa upp arbetsuppgifter i realtid.
När uppdragen kan planeras, fördelas och utföras på ett smidigt sätt blir verksamheten mer effektiv. Medarbetarna vet exakt vad som ska göras och var, arbetsledningen följer arbetet i realtid och kunderna får tjänster av hög kvalitet utan onödiga förseningar.
Alla uppdrag i en och samma app
Kihos uppdragshanteringsmodul samlar resursplanering, uppgiftstilldelning, utförande och rapportering i en och samma helhet. Uppgifter kan skapas i webbläsaren eller i mobilen, och kan även tas emot direkt från kunder via beställningsvy eller API. Varje uppdrag kan innehålla omfattande information, såsom kund, projekt/arbetsplats, tidplaner, platser, instruktioner samt nödvändiga material och produkter.
Systemet kan även tilldela uppdrag åt specifika anställda eller utrustning, vilket gör det möjligt för arbetsledningen att säkerställa att rätt personer och verktyg finns tillgängliga när och där de behövs. Varje uppgift visas i mobilen för den anställda, som kan starta arbetet, specificera arbetslägen och markera uppgiften som slutförd utan onödiga moment.
När en anställd utför en arbetsuppgift samlar systemet in realtidsdata – arbetstid, använd utrustning, material och bilder sparas direkt på uppgiften. Det innebär att alla arbetsmoment är dokumenterade och att rapporteringen blir exakt och tillförlitlig.
Så här fungerar uppdragshanteringsmodulen i praktiken
1.
Skapande och schemaläggning av arbetsuppgifter
Arbetsledningen skapar arbetsuppgifter och tilldelar utförare, utrustning, tidplaner och resurser. Uppgifterna kan kompletteras med kundinformation, plats, instruktioner och eventuella bilagor.
Exempel: Ett serviceföretag får in en beställning. I systemet kan man enkelt planera när servicebesöket ska ske, tilldela det till rätt person och ange vilket material som behövs.
2.
Utförande och rapportering i realtid
När en anställd startar ett uppdrag registreras arbetsmomenten, inklusive restid, utfört arbete, använda material och annan nödvändig information. Arbetsmomenten kan även dokumenteras med bilder och bilagor, och all information sparas automatiskt.
Exempel: En installatör utför en arbetsuppgift hos kunden och tar bilder av det färdiga arbetet. Bilder och information kan kopplas direkt till systemet, så att arbetsledning och kund ser att uppdraget är slutfört.
3.
Hantering av utrustning och resurser
Uppdrag kan även kopplas till användning av fordon och maskiner. Utrustningsanvändning kan registreras via positionering och baseras på körsträcka, körtid och användningstillfällen.
Exempel: För en leverans av jord- och stenmaterial registreras hur mycket makadam som lastades, från vilken täkt och till vilken plats det levererades. All information sparas på uppdraget utan behov av separata anteckningar.
4.
Automatisk generering av faktureringsunderlag
All information från uppdragen kan användas direkt i faktureringen. Arbetad tid, material och kördata överförs automatiskt utan manuell inmatning.
Exempel: Ett företag utför service hos en kund. Kiho samlar arbetsregistreringar, reservdelar och material samt restid och körsträcka. Allt omvandlas direkt till faktureringsunderlag, vilket gör faktureringsprocessen snabb och felfri.
Gör verktyget komplett med tilläggsmoduler
Tillsammans med modulerna Arbetstidsuppföljning, Fordon- och utrustningshantering och Fakturering skapar Uppdragshantering-modulen ett sömlöst flöde för uppdrag, rapportering och fakturering.
Systemet kan dessutom integreras med Lagerhantering-modulen, vilket gör att använda material automatiskt dras av från lagersaldot. Arbetsuppgifter kan även kopplas till företagets utrustning, vilket gör hanteringen av service och underhåll smidigare. Servicearbetet blir enklare att leda, med tydlig överblick över tid och kostnader och en dokumentation som sker naturligt i processen.
Varför är Kihos Uppdragshantering-modul ett överlägset verktyg?
Utan tydlig hantering av arbetsuppgifter kan det uppstå oklarheter i resursplanering, rapportering och fakturering. Kihos uppdragshanteringsmodul säkerställer att alla arbetsuppgifter är organiserade, spårbara och dokumenterade, vilket gör att företaget kan:
- Minska fel och onödigt arbete, då alla arbetsuppgifter är tydligt definierade och instruerade.
- Säkerställa att allt utfört arbete blir fakturerat.
- Snabba upp arbetsprocessen när de anställda kan starta och rapportera uppgifter direkt i mobilen.
- Förenkla faktureringen när alla registreringar och materialkostnader överförs automatiskt till fakturaunderlaget.
- Förbättra resursstyrningen när arbetsledningen ser i realtid var uppdragen finns och vilka som fortfarande är pågående.
Effektiv arbetsstyrning med tydliga uppgifter, smidig rapportering och snabb fakturering
Med Kihos uppdragshanteringsmodul samlas arbetsfördelning, resursplanering och rapportering i en och samma applikation. Inga fler borttappade arbetslistor, otydliga arbetsmoment eller manuella anteckningar – allt hanteras, utförs och rapporteras i realtid på ett och samma ställe.
Effektiv arbetsstyrning innebär snabbare arbete, smidigare rapportering och ökad transparens i hela organisationen. Kiho gör hanteringen av arbetet effektivt, tydligt och enkelt.
