Tidrapportering för fältarbete – automatiska beräkningar och färdigt löneunderlag

När tidrapporteringen sker ute i fält räcker Excel inte långt

Tidrapportering för fältarbete skiljer sig från kontorsarbete. En arbetsdag kan innehålla flera bygg- och andra typer av arbetsplatser, fordon, raster, beredskap och olika tillägg enligt gällande avtal. När uppgifterna samlas in i efterhand från papper, meddelanden eller separata system blir det mycket manuellt arbete i lönehanteringen.

Typiska utmaningar är:

Samma manuella beräkningar av arbetstid och ersättningar återkommer varje månad

Kvälls-, natt-, helg- och helgdagsersättningar, beredskap och restidsersättningar. Varje undantag kräver manuell hantering. När personalstyrkan växer tar kontrollerna mer tid och risken för fel ökar. Dessutom blir det kostsamt med retroaktiva lönekorrigeringar.

Fältregistreringarna stämmer inte alltid överens med verkligheten

Tidrapporter fylls ofta i i efterhand, arbetstid kopplas inte alltid till rätt objekt och fakturerbara timmar speglar inte alltid det faktiska arbetet. Det kan leda till diskussioner med kunder som är svåra att reda ut utan tydlig registreringshistorik.

Myndighetskontroller utan automatisk registreringshistorik innebär en risk

Arbetstidslagen och EU:s arbetstidsdirektiv ställer krav på korrekt och tillförlitlig dokumentation av arbetstid. Med manuella Excel-lösningar kan det vara svårt att säkerställa full spårbarhet. Kontroller kan genomföras med kort varsel, vilket gör det viktigt att alltid ha tillgång till korrekt och tillförlitlig dokumentation.

Kiho fungerar för hela personalen: både i fält och på kontoret

Kiho samlar tidrapportering, godkännanden och löneunderlag i en och samma helhet. Anställda registrerar arbetstiden där arbetet utförs, arbetsledningen granskar registreringarna och lönehanteringen får ett godkänt underlag i överenskommet format.

Löneunderlag enligt gällande regler: få det rätt från början

Många system lovar automatisering, men skillnaden märks när undantagen dyker upp. Kiho beräknar övertid (både övertid och olika tillägg), kvälls- och nattillägg, ersättning för helger och röda dagar, beredskap samt andra avtalsrelaterade regler hela vägen. Inte nästan rätt, utan korrekt från början.

När registreringarna har godkänts skapas ett färdigt löneunderlag för lönehanteringen. Underlaget kan överföras till exempelvis Netvisor, Fennoa, Mepco, Easor eller andra system som används i verksamheten.

Nytta: Löneprocessen förkortas från dagar till timmar. Antalet korrigeringsrundor minskar. Retroaktiva lönekorrigeringar undviks. Dessutom blir beräkningarna konsekventa från en löneperiod till nästa.

Mobil tidrapportering: fältpersonal kan börja registrera direkt i mobilen

Fältarbetaren öppnar appen, loggar in och väljer arbetsobjekt. Registreringen görs direkt i mobilen och GPS-verifiering kan användas vid behov. Raster och förflyttningar mellan arbetsobjekt registreras korrekt. Vid behov kan registreringar även skapas utifrån körningar eller utförda uppdrag enligt överenskommen modell.

Arbetsledningen ser i realtid vilka som är inloggade, var de befinner sig och med vilket uppdrag de arbetar. Om en registrering saknas från ett förväntat område meddelar systemet det.

Nytta: Fördröjningar och minnesbaserade registreringar försvinner. När timmarna registreras korrekt är de också korrekta i lönehanteringen och faktureringen.

Godkännandeprocess och spårbar registreringshistorik

Tidrapporteringen kan granskas och godkännas innan lönehanteringen. Efter godkännande låses registreringarna eller hanteras enligt överenskommen process, så att löneunderlaget baseras på kontrollerade uppgifter.

En ändringshistorik sparas för registreringarna, vilket gör det möjligt att i efterhand se vad som har registrerats, när det har gjorts och vilka ändringar som har utförts.

Nytta: Lönehanteringen baseras på ett godkänt underlag och all information som behövs för uppföljning finns i samma system.

Uppföljning av maximal arbetstid: ett lagkrav som många glömmer

Arbetstidslagen och EU:s arbetstidsdirektiv sätter ramar för hur mycket arbetstid som får utföras under en viss period. Kiho hjälper till att följa upp den faktiska arbetstiden och lyfta fram avvikelser innan de blir problem som måste utredas i efterhand.

När arbetstiderna finns uppdaterade i systemet får arbetsledningen en bättre helhetsbild av arbetsbelastningen och den totala arbetstiden.

Ett system för både utrustning och personal, inte tre separata

Kiho kombinerar digital tidrapportering, arbetsledning och utrustningshantering på samma plattform. Samma registrering kan användas för lönehantering, fakturering, arbetsplatsuppföljning och utrustningsrapportering utan dubbelregistrering eller manuella överföringar mellan system.

När en förare arbetar på tre olika arbetsobjekt under samma dag kopplar Kiho automatiskt timmar och utrustning till rätt plats. Faktureringsunderlaget skapas direkt utifrån de operativa registreringarna.

Nytta: Löne- och faktureringsdata baseras på samma information. Skillnader mellan olika system minskar.

Vanliga frågor