Moduler
Smart löneunderlag
Många företag omfattas av ett eller flera kollektivavtal, där varje avtal har sina egna regler för arbetstid, lönetillägg, övertidsersättning och frånvaro.
För löneadministrationen innebär det ofta en administrativ belastning, särskilt i företag med anställda som omfattas av olika kollektivavtal eller lokala överenskommelser. Manuell tolkning av avtalsvillkor är tidskrävande, innebär en ökad risk för fel och kan leda till kostsamma lönekorrigeringar.
Kihos modul för smart löneunderlag automatiserar hela processen. Utifrån registrerad arbetstid beräknas automatiskt lönetillägg, övertidsersättning och andra ersättningar enligt gällande kollektivavtal och lokala överenskommelser. Resultatet är en snabbare och mer träffsäker lönehantering samtidigt som den administrativa arbetsbördan minskar avsevärt.
Löneunderlag skapas direkt från tidsregistreringar
Kihos funktion för automatiserat löneunderlag gör det möjligt att skapa medarbetar- eller teamprofiler där rätt löne- och ersättningsregler definieras för varje individ. Systemet identifierar och beräknar automatiskt OB-tillägg, övertid samt ersättning för arbete under helger och på röda dagar – helt utan manuell hantering.
Avvikelser i arbetstid, såsom frånvaro, restid och avrundning av arbetstid, hanteras automatiskt vilket säkerställer att underlaget som skickas till lönehantering alltid är korrekt. Beräkningarna kan även ta hänsyn till fordonsrelaterade tillägg samt regler baserade på kund eller kostnadsställe, vilket gör både rapportering och fakturering tydlig och spårbar.
Så fungerar Kihos smarta löneunderlag i praktiken
1.
Grunderna för löneberäkning definieras i Kiho
Utifrån löneberäkningsgrunderna skapas ett antal arbetstidsprofiler där medarbetarna kopplas in. I profilerna definieras arbetets karaktär, hur tillägg uppstår, regler för övertid samt eventuella flextidsregler.
Exempel: Ett företag har både tjänstemän och skiftarbetande montörer. Systemet tar automatiskt hänsyn till skillnaderna mellan olika anställnings- och lönegrupper vid beräkning av löneunderlaget.
2.
Arbetet registreras i Kiho, och Kiho sköter beräkningen
Systemet beräknar automatiskt dygns- och periodövertid utifrån tidregistreringar enligt definierade regler, baserat på antingen lokala överenskommelser eller kollektivavtal. Även mertid samt kvälls- och helgtillägg tolkas direkt från tidregistreringen.
Exempel: En anställd arbetar ett 12-timmarspass. Systemet skapar automatiskt lönerader för övertidsersättning på 50 % och 100 % enligt de regler som är definierade i profilen.
3.
Automatisk hantering av avvikelser, helgdagar och avrundning
Sjukfrånvaro, restid och helgdagar beräknas automatiskt. Kiho möjliggör även avrundning av arbetstid, så att exempelvis mindre tidsavvikelser inte påverkar löneutbetalningen.
Exempel: En anställd registrerar arbetsdagens start till 07:58, men enligt inställningarna börjar arbetstiden 08:00. Systemet avrundar automatiskt registreringen till rätt tid utan manuell hantering.
4.
Löneutbetalning
Vid löneperiodens slut är underlaget, efter godkännande från ansvariga chefer, klart för löneutbetalning.
Exempel: Den löneansvariga väljer användare och den tidsperiod som löneunderlaget ska avse. Beroende på lönesystem kan processen i enklaste fall bestå av ett par klick, varefter underlaget överförs via ett API till lönesystemet för utbetalning.
Tidrapportering – tolkning – godkännande – utbetalning
Utöver att tidregistreringen är enkel och sker i realtid, och att avtalstolkning hanteras automatiskt, underlättar Kiho även för arbetsledare och platschefer. För platschefen finns en tydlig översikt över alla tidregistreringar på respektive arbetsplats, vilket gör det enkelt att godkänna dem i samlad form. Och om företaget har en mer flerstegsbaserad godkännandeprocess inför löneutbetalning kan även detta hanteras i Kiho.
När registreringar, godkännanden och tolkningar är klara skapar systemet direkt ett färdigt löneunderlag som kan överföras till lönesystemet.
Modulen kan kopplas till Kihos modul Tid-API, vilket möjliggör direkt överföring av data till företagets löne- och affärssystem utan manuella steg.
Därför gör Kihos smarta löneunderlag skillnad för ditt företag
Manuell hantering av löneunderlag är tidskrävande och ökar risken för fel, vilket kan leda till felaktiga löner, missnöjda anställda och onödigt administrativt arbete. Kihos modul för smart löneunderlag automatiserar hela processen och säkerställer att arbetstid, tillägg och ersättningar beräknas korrekt och i rätt tid.
När tolkningen av kollektivavtal och lokala överenskommelser sker automatiskt blir lönehanteringen både snabbare och säkrare, samtidigt som den administrativa arbetsbördan minskar. En korrekt och transparent beräkning av arbetstid och ersättningar skapar dessutom större förtroende bland medarbetarna, eftersom varje arbetad timme och varje ersättning hanteras korrekt och betalas ut i tid.
